3.要介绍授奖集体或个人的情况
为了能让与会者知道一些授奖者的情况，组织方最好在会场的休息大厅里对被颁奖的先进集体和个人适当进行一些图片与文字的介绍，但图片要形象和生动，文字则要简洁和明了。
4.约请来宾的要求
在一些正规而又正式的颁奖会上，主办方都要邀请上级领导、媒体及社会上有影响的知名人士来参加。约请的方式有提前发请帖，有电话约请等。
5.颁奖会的时间要求
颁奖会的时间也不易过长，一般以15～20分钟为好。
三、颁奖会主持人的特点
颁奖会的主持人，一般是本系统或本单位的负责人。但在比较正规的颁奖会上，为了显示其颁奖会的隆重性，组织方就邀请一些知名主持人主持颁奖。不管是专业主持人，还是非专业主持人，颁奖会的主持人都要具备以下特点。
1.要熟知颁奖会的程序
颁奖会进行的程序大致如下：
①仪式开始前，或敲锣打鼓，或播放乐曲，要以热烈的气氛欢迎接受颁奖的有关人员入场；
②在没有特殊情况下，一定要准时宣布仪式开始；
③请有关领导讲话，一般是请他们宣读有关颁奖的决定；
④举行颁奖，同时应敲锣打鼓或播放乐曲；
⑤请来宾致贺词；
⑥由接受颁奖的有关人员发言或致谢；
⑦宣布仪式结束，再次敲锣打鼓或播放乐曲，以欢送接受颁奖的有关人员和全体来宾。